Comunicación efectiva de las organizaciones

Comunicación efectiva de las organizaciones

“La comunicación propicia la coordinación de actividades entre los individuos que participan en las mismas, y posibilita el alcance de metas fijas.” (Bonilla Gutiérrez, 1988.)

La comunicación en las organizaciones es de vital importancia ya que si el mensaje o la información que se quiere transmitir no es entendible, este puede causar una serie de malinterpretaciones que pueden llevar a la empresa al fracaso.

Para que esto no sea posible es necesario que ambas partes tanto el emisor como el receptor eviten los malos entendidos, deberán poner mayor atención al momento en que se transmite el mensaje y a su vez tener al 100% el sentido del oído, es decir escuchar bien cuando el jefe u otra persona esté dando una información, en todo caso de no ser así es primordial que la contraparte pida una retroalimentación de lo que se intenta comunicar.

Hay que hacer énfasis en la frase “la comunicación efectiva” porque es una base fundamental que debe tomar el líder de la empresa para motivar a los empleados para que realicen sus actividades de forma efectiva y eficaz, pero sin lugar a dudas el líder de cierto modo debe dejar que sus subordinados den sus puntos de vista para que la comunicación que se genere sea efectiva y a su vez juntos puedan resolver los problemas que se formen dentro de la organización.

En las organizaciones pueden surgir una serie de tipos de comunicación de los cuales obstaculizan el progreso de la empresa, debido a que todas las personas necesitamos comunicarnos constantemente por cuestiones laborales y personales salen a flote los siguientes tipos de comunicación.

Por lo general las más utilizadas son la comunicación verbal, esta se da por medio del habla o mímicas.

La no verbal es la información o mensaje que se da por escrito. Por lo consiguiente esto sirve para informar un asunto que se quiere dar de cierto modo privado.

Asimismo suele utilizarse la comunicación informal la cual está hecha a base de chismes y rumores que no trae nada bueno para la empresa.

También se puede decir que la comunicación fundamenta el trabajo en equipo en lo particular me gusto y me llamo mucho la atención esta frase “Sin comunicación no hay trabajo en equipo, ni es posible ejercer el liderazgo, tampoco hay atención de clientes o público, ni relaciones humanas hacia dentro o fuera de la empresa. Eso en lo laboral, qué decir de lo individual, sin comunicación no hay autoestima, familia, autocontrol, ni desarrollo personal”. (Fernando Barraza)

De cierto modo si no nos comunicáramos es como si no existiéramos, es por eso que para que una organización o empresa exista debe tener una buena comunicación de todas las personas que laboran en ella.

De cierta manera si la comunicación que se da en las organizaciones es buena esto ayudara a fomentar una excelente relación de líder-trabajador y así logren que las cosas salgan de la mejor manera posible.

Tratemos de expresarnos y principalmente comunicarnos bien para que podamos cumplir con nuestras metas establecidas y así sentirse bien con uno mismo al saber que todo lo que tenemos que decir sea claro y entendible para evitar malos entendidos y todo funcione correctamente.

Reconociendo la relevancia del poder de la persuasión como parte de la comunicación intencional en las organizaciones, McEntee (1996) expresa los siguientes estándares para evaluarla, basándose en la ética del mensaje:

• La comunicación se debe basar en realidades y conocimientos. Evite la evidencia falsa, distorsionada e irrelevante, es necesario obtener la información más completa y verídica sobre lo que se va a comunicar e informar.
• Se debe contar con apoyo verbal. Evite la argumentación sin este apoyo, dar argumentos sin pruebas o razones a través de ejemplos, testimonios o base para emitir opiniones, es generalizar, las cuales pueden conducir a malos entendidos por ser ambiguas y prestarse para ser interpretadas de diversas maneras.
• Ser auténtico. Evite presentarse como experto cuando no lo es la, falsedad, la mentira y la deshonestidad siempre será una falta de ética y una clara evidencia de ello es hablar de lo que no se sabe.
• Dar fe de lo que se dice y lo que se ha vivido. Evite las apelaciones a la emoción que no se sustentan por razones, aunque son importantes para motivar a las personas a sentirse orgullosos de pertenecer a la organización y trabajo, respetar al prójimo, etc., se debe hacer con precaución y basado en hechos.
• Presentar las dos caras de la moneda. Evite omitir o distorsionar los efectos negativos de una propuesta, presentar las bondades y debilidades del plan presentado, así cada quien sabrá como colaborar cuando se requiera.
• Hay que ser conscientes de la complejidad de las relaciones humanas. Evite polarizar los asuntos o situaciones, los asuntos humanos son muy complejos y no se les debería reducir a opciones predeterminadas.
• Recomiende lo que ha vivido y experimentado. Evite recomendar lo que no se crea, por cuanto la forma en que lo diga evidenciará en algún momento su falta de compromiso con lo que dice.

El Gerente es una parte fundamental de la cadena comunicativa, ya que es él el llamado a comunicarse con todos sus subalternos, si el Gerente no es un buen comunicador las reacciones que genere pueden ser no tan adecuadas como se requiere para lograr los objetivos de la empresa.

Es también muy importante establecer los mecanismos adecuados de la comunicación, que sean de acceso a todo el personal, que se utilicen palabras claras, que quien esté transmitiendo la información sea confiable, y utilice referencias reales y verificables ya que si no es así, seguramente serán palabras banas.

Conclusión

Si se desea tener una mayor productividad en una organización, se debe tener un buen sistema de comunicación y para lograrlo el experto debe considerar el contexto del receptor o públicos a los que van dirigidos, tomando en cuenta sus ideas, valores, conocimiento en el tema, situación respecto a la organización (posición dentro del organigrama si es público interno, o externo), imagen que tiene de ésta, nivel cultural, etc. y valorar los conocimientos e importancia que tiene un experto en el área de la comunicación.

La persona que se encargue de manejar el sistema de comunicación de una empresa debe analizar todos estos aspectos, pero sobre todo, debe conocer la naturaleza, usos, características, ventajas, desventajas de cada uno de los medios de comunicación disponibles en el mercado y utilizar los medios adecuados para cada situación, si hace lo anterior logrará una comunicación efectiva y en consecuencia los objetivos planteados se realizarán satisfactoriamente.

la consultoría

la consultoría   Una consultoría es un servicio de ayuda a las organizaciones para mejorar su funcionamiento, principalmente analizando la existencia de problemas comerciales y desarrollando planes para mejorar. Una consultoría se lleva a cabo por empresas o personas, llamadas consultores o consultoras, que son profesionales o empresas propiamente tales, especialistas en las materias que una organización necesita mejorar o que considera problemas a solucionar. La consultoría comenzó a desarrollarse cuando el área de administración empezó a estudiarse como único tema. En 1886, Arthur D. Little fundó la primera empresa de consultoría con el mismo nombre. En 1914, Edwin G. Booz fundó “Booz & Company”, que fue la primera consultora en prestar servicios tanto a clientes industriales como a clientes gubernamentales. Luego de la Segunda Guerra Mundial, se formaron más consultorías, destacando “Proudfoot Consulting” (1946), que implementó mejoras operacionales, y “Boston Consulting Group” (1963), que se enfocó en el análisis de la administración y la estrategia. En las décadas de 1960 y 1970, Booz & Company, McKinsey, BCG, y la Escuela de Negocios de Harvard, desarrollaron las herramientas y los enfoques que definirían la nueva administración estratégica, que estableció las bases para la creación de las futuras consultorías. La consultoría se desarrolló primero en Estados Unidos debido a factores culturales. En Estados Unidos se aceptaba el hecho de que una empresa podía equivocarse, por lo que era bien aceptado contratar los servicios de una empresa externa para ayudar a resolver errores. En Europa, en cambio, existía una cultura que no permitía a un director cometer errores, por lo que él mismo debía encargarse de resolverlo todo. No se veía bien que se contrataran servicios externos que prestaran ayuda. Sin embargo, después de la Segunda Guerra Mundial, Estados Unidos dirigió un desarrollo del comercio internacional permitió la aparición de consultorías en Europa. Actualmente, las consultorías son numerosas y continúan creciendo con el paso del tiempo. Concepto naturaleza y propósitos básicos de la consultoría Una consultoría es independiente de la empresa a la que ayuda y es imparcial. Su relación con los clientes en compleja ya que debe saber promover su servicio sin pasar sobre la autoridad del cliente. La consultoría o consultor, no tiene el derecho de tomar decisiones; por ello, se asegura que el cliente participe en todo momento y así permitir que los objetivos se alcances por el esfuerzo de ambas partes. Entonces, una consultoría se considera como un asesor o consejero, mientras el cliente se hace responsable de la aceptación de su consejo y del resultado. Es por ello, que la consultoría se enfoca en ser lo suficientemente buena como para dar el mejor consejo a su cliente. Una consultoría puede tener un enfoque experto o facilitativo. En el enfoque experto, la consultoría está muy involucrada con el cliente y le proporciona un consejo o ayuda experta. En el enfoque facilitativo, la consultoría sólo aconseja, su colaboración es menor y se enfoca menos en conocimiento específico o técnico. En el caso de las consultorías mencionadas anteriormente, funcionan en el enfoque experto. La consultoría, además, tiene áreas de especialización que pueden se, entra otras: la comunicación, la calidad, la contabilidad y gerencia, el desarrollo económico, la estrategia y organización, la imagen empresarial, la inmobiliaria, la internacionalización, la logística, el marketing y su estudio, el medio ambiente y los recursos humanos. Por lo anterior, las consultorías se consideran un recurso necesario en estos tiempos de mayor complejidad. Las diferentes empresas contratan consultoras con el objeto de que éstas les brinden conocimientos específicos, técnicas especiales, intensa ayuda profesional temporal, opiniones externas imparciales, justificación de decisiones directivas, y muchos otros beneficios que una consultoría puede aportar. Naturaleza de la consultoria   Alcanzar los objetivos de la organización, tiende a solucionar problemasgerencialesy empresariales, descubrimientos de nuevas técnicas y métodos de nuevas oportunidades, instruye i enseña para aumentar el aprendizaje ,funciona como agente de cambio. Propositos Facilitar información, facilitación de dictámenes de expertos, establecimiento de un diagnostico, elaboración de propuesta de medidas, mejora de los sistemas de los métodos, planificación  y gestión de los cambios en la organización entre otros.   Diferentes modelos de consultoría CONSULTORIA EXTERNA, INTERNA Y SEMI-INTERNA Como ya hemos adelantado, desde el punto de vista de su ubicación fuera o dentro de la empresa cliente, es posible distinguir tres situaciones de consultoría: externa, interna y hasta semi-interna. Consultoría externa La situación convencional de consultoría es la externa, es decir, el consultor (individuo o empresa) que como ente distinto de la empresa cliente presta sus servicios desde fuera. Este es el caso más notorio de capacidad complementaria a la cual recurre la empresa cuando lo necesita. Entre las ventajas que se suelen atribuir al consultor externo se destacan: • su alto grado de especialización, • su amplia gama de experiencias, • su mayor objetividad ante situaciones, • que la empresa cliente no distrae recursos regulares, • el prestigio (a veces mágico) que pueden llegar a tener, • la posibilidad de aprendizaje por parte del cliente. Entre las desventajas usualmente destacadas debemos mencionar: • su alto costo, especialmente de las grandes empresas internacionales, • el riesgo de caer en soluciones estereotipadas, de moda, • La dificultad para conocer a fondo las situaciones “íntimas” del cliente, • la posible dependencia (“adicción” en casos extremos) que pueden generar. Consultoría interna Algunas empresas grandes que tienen un volumen de actividad que lo justifica disponen de algún tipo de personal que, implícita o explícitamente, cumple funciones de consultor interno. Puede ser una persona, o grupo de personas, con experiencia a quien se asignan temporalmente funciones de consultoría, como también puede ser algún departamento que tenga éstas como funciones eventuales o colaterales TRES MODELOS DE CONSULTORIA La consultoría puede realizarse según tres modelos, de acuerdo a cómo se da la relación entre el consultor y el cliente y/o cómo se plantea el problema a resolver y su resolución misma. Estos tres modelos son: el de asesor experto, el de “médico-paciente” y el de la llamada consultoría de procesos. (Schein, 1988). El modelo del asesor experto La esencia de este modelo es que el cliente ha definido cuál esel problema, que tipo de ayuda requiere y a quién debe acudir para obtenerla. Las condiciones necesarias para aplicar este modelo exitosamente son, por parte del cliente, que: 1. ha diagnosticado correctamente el problema, 2. ha identificado correctamente la capacidad del consultor para proporcionar una asesoría experimentada, 3. ha expresado en forma correcta el problema y la clase de experto o de información que debe obtenerse, y que 4. ha considerado y aceptado las consecuencias potenciales de obtener la información o el servicio. Cuando estas condiciones no se pueden cumplir, porque el problema es demasiado complejo, o demasiado difícil de diagnosticar, o demasiado delicado, o , o porque no se sabe cuál es el problema... es necesario recurrir a alguno de los otros modelos de consultoría. El modelo médico-paciente Como nos ocurre cuando tenemos un malestar y decidimos consultar a un médico, el cliente experimenta cierto malestar u observa síntomas patológicos, pero no sabe en realidad qué es lo que anda mal ni cómo arreglarlo. Entonces llama al consultor y le da la orden de “descubrir lo que está mal y recomendar la manera de arreglarlo”. Las condiciones para que este modelo tenga éxito son que: 1. en sí mismo el proceso de diagnóstico se considerará beneficioso, 2. el cliente ha interpretado correctamente los síntomas de la organización y ha localizado el área enferma, 3. la persona o grupo definidos como “enfermos” revelarán la información pertinente y necesaria para un diagnóstico válido; es decir, ni ocultarán datos ni exagerarán los síntomas, 4. el cliente comprenderá e interpretará correctamente el diagnóstico del consultor y pondrá en práctica la solución ofrecida. 5. el cliente tiene la capacidad para seguir el “tratamiento” y permanecer saludable después de que el consultor se va. Las limitaciones de este modelo son que el cliente, confiado en el recurso de poder llamar a un “médico”, puede no aprender a cuidarse mejor, ni a hacer sus propios diagnósticos y ni curarse por si mismo en el futuro. El modelo de consultoría de procesos Según Edgar Schein (Schein, 1988): “La característica principal del modelo de la consultoría de procesos, reside en la manera en que el consultor estructura la relación, no en lo que el cliente hace...” “El consultor que se guía por el modelo de la consultoría de procesos comienza con ideas muy diferentes sobre la naturaleza del sistema de clientes y las metas del proceso de consultoría. La premisa fundamental de la consultoría de procesos es que el problema es del cliente y sigue siéndolo a lo largo de la consultoría; el consultor puede ayudar a solucionarlo, pero nunca lo hace suyo”. “Una premisa clave de la consultoría de procesos es que el cliente debe participar en el proceso de diagnóstico de lo que está mal (o aprender a ver el problema por sí mismo) y que debe colaborar activamente en la búsqueda de la solución porque, en última instancia, sólo él sabe qué es posible y qué funcionará dentro de su cultura y situación”. “Otra premisa básica de la consultoría de procesos es que, en la práctica, el diagnóstico y la intervención no pueden separarse”. Las condiciones para aplicar una consultoría de procesos son que: 1. el cliente experimenta cierto malestar, pero desconoce su origen y no sabe qué hacer al respecto, 2. el cliente no sabe qué tipo de ayuda está disponible ni cuál consultor puede proporcionar la clase de ayuda que necesita. 3. el problema es de naturaleza tal que el cliente no sólo necesita ayuda para definir lo que está mal, sino que se beneficiará participando en el proceso de realizar el diagnóstico. 4. el cliente tiene una”“intención constructiva” basada en metas y valores que el consultor puede aceptar, y tiene cierta capacidad para participar en una relación de ayuda, 5. en última instancia el cliente es el único que sabe cuál forma de intervención funcionará en esa situación, 6. el cliente es capaz de aprender a hacer diagnósticos y a resolver sus propios problemas organizacionales. El modelo a aplicar depende de la situación y del cliente. Por esto, antes de iniciar un trabajo, el consultor debe facilitar una correcta apreciación de la situación, de la actitud del cliente y definir con él una relación adecuada. En las dudas, conviene comenzar por la consultoría de procesos porque es la que proporciona mayor flexibilidad. Estrategias básicas de cambio  Proceso a través del cual una organización llega a ser de modo diferente de lo que era en un momento dado anterior. Todas las organizaciones cambian pero el reto que se plantean los directivos y, en general, todas las personas de la organización es que el cambio organizacional se produzca en la dirección que interesa a los objetivos de la organización. Es por ello que se habla de gestión del cambio, agentes de cambio, intervención para el cambio, resistencia al cambio, etc. Cuando se quiere llevar adelante un proceso de cambio, se debe tener en cuenta que las personas pretenden que la nueva situación les proporcione la misma seguridad que la previa. Mientras el proceso avanza sin mayores dificultades, el cambio sigue adelante, pero no bien se producen inconvenientes, las personas tienden a volver rápidamente a la situación anterior y es por eso que gran proporción de los procesos de cambio fracasan al poco tiempo de ser implementados

TRES MODELOS DE CONSULTORIA
La consultoría puede realizarse según tres modelos, de acuerdo a cómo se da la relación entre el consultor y el cliente y/o cómo se plantea el problema a resolver y su resolución misma. Estos tres modelos son: el de asesor experto, el de “médico-paciente” y el de la llamada consultoría de procesos. (Schein, 1988).



El modelo del asesor experto



La esencia de este modelo es que el cliente ha definido cuál esel problema, que tipo de ayuda requiere y a quién debe acudir para obtenerla.
Las condiciones necesarias para aplicar este modelo exitosamente son, por parte del cliente, que:
1. ha diagnosticado correctamente el problema,
2. ha identificado correctamente la capacidad del consultor para proporcionar una asesoría experimentada,
3. ha expresado en forma correcta el problema y la clase de experto o de información que debe obtenerse, y que
4. ha considerado y aceptado las consecuencias potenciales de obtener la información o el servicio.
Cuando estas condiciones no se pueden cumplir, porque el problema es demasiado complejo, o demasiado difícil de diagnosticar, o demasiado delicado, o , o porque no se sabe cuál es el problema... es necesario recurrir a alguno de los otros modelos de consultoría.



El modelo médico-paciente



Como nos ocurre cuando tenemos un malestar y decidimos consultar a un médico, el cliente experimenta cierto malestar u observa síntomas patológicos, pero no sabe en realidad qué es lo que anda mal ni cómo arreglarlo. Entonces llama al consultor y le da la orden de “descubrir lo que está mal y recomendar la manera de arreglarlo”.
Las condiciones para que este modelo tenga éxito son que:
1. en sí mismo el proceso de diagnóstico se considerará beneficioso,
2. el cliente ha interpretado correctamente los síntomas de la organización y ha localizado el área enferma,
3. la persona o grupo definidos como “enfermos” revelarán la información pertinente y necesaria para un diagnóstico válido; es decir, ni ocultarán datos ni exagerarán los síntomas,
4. el cliente comprenderá e interpretará correctamente el diagnóstico del consultor y pondrá en práctica la solución ofrecida.
5. el cliente tiene la capacidad para seguir el “tratamiento” y permanecer saludable después de que el consultor se va.
Las limitaciones de este modelo son que el cliente, confiado en el recurso de poder llamar a un “médico”, puede no aprender a cuidarse mejor, ni a hacer sus propios diagnósticos y ni curarse por si mismo en el futuro.



El modelo de consultoría de procesos
Según Edgar Schein (Schein, 1988): “La característica principal del modelo de la consultoría de procesos, reside en la manera en que el consultor estructura la relación, no en lo que el cliente hace...”
“El consultor que se guía por el modelo de la consultoría de procesos comienza con ideas muy diferentes sobre la naturaleza del sistema de clientes y las metas del proceso de consultoría. La premisa fundamental de la consultoría de procesos es que el problema es del cliente y sigue siéndolo a lo largo de la consultoría; el consultor puede ayudar a solucionarlo, pero nunca lo hace suyo”.
“Una premisa clave de la consultoría de procesos es que el cliente debe participar en el proceso de diagnóstico de lo que está mal (o aprender a ver el problema por sí mismo) y que debe colaborar activamente en la búsqueda de la solución porque, en última instancia, sólo él sabe qué es posible y qué funcionará dentro de su cultura y situación”.



“Otra premisa básica de la consultoría de procesos es que, en la práctica, el diagnóstico y la intervención no pueden separarse”.
Las condiciones para aplicar una consultoría de procesos son que:
1. el cliente experimenta cierto malestar, pero desconoce su origen y no sabe qué hacer al respecto,
2. el cliente no sabe qué tipo de ayuda está disponible ni cuál consultor puede proporcionar la clase de ayuda que necesita.
3. el problema es de naturaleza tal que el cliente no sólo necesita ayuda para definir lo que está mal, sino que se beneficiará participando en el proceso de realizar el diagnóstico.
4. el cliente tiene una”“intención constructiva” basada en metas y valores que el consultor puede aceptar, y tiene cierta capacidad para participar en una relación de ayuda,
5. en última instancia el cliente es el único que sabe cuál forma de intervención funcionará en esa situación,
6. el cliente es capaz de aprender a hacer diagnósticos y a resolver sus propios problemas organizacionales.
El modelo a aplicar depende de la situación y del cliente. Por esto, antes de iniciar un trabajo, el consultor debe facilitar una correcta apreciación de la situación, de la actitud del cliente y definir con él una relación adecuada. En las dudas, conviene comenzar por la consultoría de procesos porque es la que proporciona mayor flexibilidad.

Estrategias básicas de cambio

 Proceso a través del cual una organización llega a ser de modo diferente de lo que era en un momento dado anterior. Todas las organizaciones cambian pero el reto que se plantean los directivos y, en general, todas las personas de la organización es que el cambio organizacional se produzca en la dirección que interesa a los objetivos de la organización. Es por ello que se habla de gestión del cambio, agentes de cambio, intervención para el cambio, resistencia al cambio, etc. Cuando se quiere llevar adelante un proceso de cambio, se debe tener en cuenta que las personas pretenden que la nueva situación les proporcione la misma seguridad que la previa. Mientras el proceso avanza sin mayores dificultades, el cambio sigue adelante, pero no bien se producen inconvenientes, las personas tienden a volver rápidamente a la situación anterior y es por eso que gran proporción de los procesos de cambio fracasan al poco tiempo de ser implementados

Fases de la consultoria

Fases	Características
1. Iniciación	Primeros contactos con los clientes        Diagnóstico Preliminar de los problemas
2. Diagnóstico Empresarial Completo	Análisis del Objetivo Análisis del Problema Descubrimiento de los hechos Análisis y síntesis de los hechos Información de los resultados al cliente Planificación del cometido Propuestas de tareas al cliente Contrato de consultoría
3. Plan de acción	Elaboración de soluciones Evaluación de opciones Propuestas al cliente Planificación de la aplicación de medidas

  

4. Implementación	Contribuir a la implementación   Propuesta de ajustes Capacitación
5. Terminación	Evaluación Informe final Establecimiento de compromisos Planes de seguimeinto Retirada

Identificar y aplicar el proceso de optimización del talento humano, con el fin de fomentar una organización más competitiva y humana, donde se potencie el talento de sus integrantes y por ende se generen condiciones para el logro de ventajas competitivas.

COMUNICACION DE APOYO.

la comunicación de apoyo

La comunicación de apoyo es una herramienta que se usa en manejo de recursos humanos para la resolución de conflictos sí que estos se hagan personales y se deterioren las relaciones interpersonales entre los colaboradores. No recuerdo todo pero si algunas muy importantes.

Cuando voy a debatir algo con una persona x, la frase de inicio de la conversación no puede aludir a la misma, por ejemplo " es que un", y cuando se hable debe de hacerse énfasis en el problema en la diferencia de opiniones y no en la persona, así que en vez de criticar a la persona por pensar de x manera, criticamos el hecho x así esta persona no se va a sentir atacada.

Inclusive utilizando estos métodos algunas personas se sentirán atacadas porque lo hacen personal, por eso cuando alguien critica una opinión no puedo tomarlo como una crítica a mi persona por opinar así. Siempre que se vaya a contradecir o a discutir, deben de señalarse primeros las cosas buenas, y en común que se tienen, siempre hay es cuestión de analizarlo, esto hace que se cree un ánimo amisto y receptor de dicha critica. 

La comunicación debe procurarse en dos vías, y permitir que la persona se defienda o aclare sus posturas. En la medida de lo posible hable en un nivel de iguales, si no se es el jefe o se requiera recalcar autoridad.

Evite los estereotipos no juzgue antes de escuchar la versión completa, si carece de información pregunte y aclare primero antes de emitir juicios de valor, nunca asuma nada, es preferible preguntar a formar ideas falsas de la persona o sus intenciones.

Espero que podamos aplicarlo es una herramienta muy útil solo que a veces cuesta, cuando miramos nuestra vida personal y la analizamos desde el punto de vista de la comunicación de apoyo nos damos cuenta de todas las cosas que hacemos mal, y las corregimos, pero si no hay constancia les pasa las mías que al rato se le olvida.

 

http://trabajounidad6.blogspot.mx/

COMUNICACIÓN EFECTIVA

"Gran parte de los problemas de efectividad y sufrimiento que enfrentamos en el mundo actual (de las organizaciones y en la vida personal) está relacionado con incompetencias que presentamos en la forma de conversar y relacionarnos con otros...Muchas personas sufren por su incapacidad de ser escuchados, por su dificultad para reclamar o su dificultad para reconocer el trabajo de otros." Julio Olalla

Debemos tener en cuenta que muchos de los problemas de las organizaciones son a consecuencia de la pobre comunicación que se tenga. La comunicación efectiva es un componente esencial para el éxito de la organización, que en nuestro caso sería la biblioteca que estemos administrando o trabajando. La comunicación no tan sólo es interpersonal, de persona a persona, sino que también nos enfrentaremos a comunicación intergrupal, intragrupal, organizacional y externa. Todos debemos contar con unas buenas destrezas de comunicación para poder desempeñarnos en cada una de ellas. Lo más importante es estar dispuesto a colaborar y tener en mente que nuestras palabras y acciones son la clave para el desarrollo de nuestra organización, empresa, biblioteca o cualquier lugar de trabajo que representemos.

Concepto

Luego de consultar varias fuentes se pudo llegar a definir como comunicación efectiva como la comunicación que a través de buenas destrezas y formas de comunicación, logra el propósito de lo que se quiere transmitir o recibir. Dentro de la comunicación efectiva el trasmisor y el receptor codifican de manera exitosa el mensaje que se intercambia. O sea que ambos entienden el mensaje transmitido.

También tenemos que la comunicación efectiva es "Explorar las condiciones que hacen posible que la comunicación sea provechosa y eficaz".

Los seres humanos estamos inmersos en la comunicación como peces en el agua, generalmente nos movemos entre palabra y significados sin ser consciente de las dinámicas subyacente.

A través de las palabras pensamos, nos comunicamos, reflexionamos, nos expresamos, opinamos, nos peleamos e incluso nos distanciamos de lo que verdaderamente nos interesa.

Según sea la calidad de comunicación que mantengamos con una persona, dentro de un grupo o en una empresa así será la calidad de la relación que obtendremos. De hecho, si nos detenemos a pensarlo un instante, todas las personas que consiguen un éxito solidó y un respeto duradero (ya sea en el campo laborar, empresarial o familiar) saben comunicar de manera efectiva, aun intuitivamente, sus ideas, propósitos y emociones.

Solo conociendo y practicando los principios de una comunicación efectiva podemos coordinar, enseñar, aceptar, dirigir, pero sobre todo lograr un clima propicio que nuestras acciones nos conduzcan a los que realmente buscamos.

Pasos para incrementar la habilidad de escuchar

Actualmente vivimos con un elevado nivel de ajetreo y estrés. Tomarse tiempo para escuchar al otro es un buen regalo que le podemos hacer. Escuchar, muestra que te preocupas por la otra persona y es una forma de establecer una buena relación. Además puede ser útil a la hora de solucionar problemas. Puedes emplear cuatro pasos para escuchar eficazmente:

• 1. Busca una postura que te sea cómoda para escuchar
  

En primer lugar, busca una postura que te sea como para escuchar al otro donde puedas establecer contacto ocular

A continuación, usa respuestas no verbales y verbales para indicar al otro que le estas escuchando. Las respuestas no verbales serian mantener el contacto visual y hacer gestos de asentamiento con la cabeza. Las respuestas no verbales serian mantener el contacto visual y hacer gestos de asentamiento con la cabeza. Las respuestas verbales comunes incluyen onomatopeyas tales como "aja", "mmm", etc. Estas respuestas no verbales y verbales son las mas sencillas de realizar dentro de los cuatro pases básicos para escuchar efectivamente.

• 2. Después emplea una habilidad para confirmar que estas entendiendo al otro.
  

Seria el proceso de decir pequeñas ideas sobre lo que tiene que estar sintiendo la otra persona. Esta habilidad puede servir para rebajar la tensión de alguien que se encuentre en un momento acalorado emocionalmente. Gracias a esta habilidad lograremos comprender bien lo que estamos oyendo. Es un buen modo para transmitir compresiones y afecto. ¿Cómo se emplea?

Haz una aproximación de sentimiento, es decir, plantea una hipótesis acerca de lo que el otro esta sintiendo emocionalmente. Te puede ayudar emplear frases como "parece que estas dolido por…", "según he entendido te encanta que…"

Las frases deber ser suaves y dichas con cariño. A continuación puedes usar dos métodos:

• Explicar a la otra persona como te sentirías si estuvieras en esa misma situación. El objetivo es que se sienta comprendido y apoyado
  
• Hacer preguntas suaves para ahondar más en los sentimientos de tu oyente y para que este siga hablando. Las preguntas podrían ser "¿entonces te sentías…?", "¿eso te hizo pensar que…? etc.
  

• 3. Usa preguntas o afirmaciones para obtener mas información
  

Si aun hay cosas que no has entendido o no te han quedado suficiente claras, usa preguntas o afirmaciones para obtener mas información acerca de o que esta contando. Realiza preguntas directas tales como ¿Qué?, ¿Dónde? ¿Quién?, etc. Estas preguntas están muy bien utilizarlas en variedad de situaciones. Sin embargo, ten cuidado, pues a algunas personas o en algunas situaciones, el oyente se pude sentir agredido si las empleas en todo cortante. Recuerda que si el otro se siente amenazado en la comunicación, probablemente dejara de hablar. Cualquiera de los tres enfoques siguientes puede usarse para suavizar una de las anteriores preguntas:

• "Me gustaría conocer que quieres"; "seria útil que me dijeras donde", etc.
  

Si hay aun siente alguna confusión acerca de lo oído, dilo. Esta opción es practica ya que las otras personas raramente se van a sentir ofendidas ante tu imprecisiones y queramos mas información, "no entiendo muy bien que lo que quieres decir"; "hay algunos datos que se me han escapado".

Una técnica muy empleada en psicología es la siguiente, realizar una frase donde el final de esta lo tenga que poner el otro, "entonces lo que tu quieres decir es…", "después fuiste a…"

• 4. Resumir puntos clave de la conversación de la otra persona
  

Al final de la comunicación con la otra persona puedes finalizar haciendo una paráfrasis, que es resumir puntos clave de la conversación de la otra persona repetirlos con tus propias palabras- El objetivo de esta formula es verificar si lo que has escuchado es exacto y comunicar ese entendimiento a la otra persona. Esto permite al otro corregir cualquier malentendido y así sentirse felizmente diciendo "así que tu crees...". Se puede realizar de dos formas básicamente:

• Forma resumida: comienza a resumir todo lo dicho por otro, "Déjame ver si lo he comprendido…", "de modo que lo que dices es…"·
  
• Forma interrogante: mediante el uso de preguntas: ¿estas diciendo que...?
  

La habilidad de escuchar con atención

Los grandes escuchas no aparecen con facilidad. Es un trabajo duro. Existen dos tipos importantes de habilidades para escuchar: con atención e interactivamente.

Los siguientes instrumentos de atención le ayudaran a recibir mejor los verdaderos mensajes que su contraparte está tratando de transmitir.

• Estar motivado para escuchar. Ahora que ya sabe que la persona con la mayor información generalmente obtiene resultados superiores de la negociación, tiene un incentivo para ser un mejor escucha. Es prudente establecer metas acerca de todos los diferentes tipos de información que desearía recibir de su cliente. Entre más aprenda, mejores resultados tendrá. El verdadero reto aparece cuando debe motivarse a sí mismo para oír a alguien que no le agrada.
  
• Si usted se ve en la necesidad de hablar, haga preguntas. El objetivo es conseguir información más específica y depurada. Para lograrlo, tendrá que seguir interrogando a su contraparte. La secuencia de su interrogatorio deberá ir de lo general a lo específico y, finalmente, obtendrá los datos para tomar la mejor decisión. La segunda razón para proseguir su sondeo es que le ayudará  a descubrir sus necesidades y los deseos de su cliente.
  
• Esté atento a los indicios no verbales. Aunque es básico escuchar lo que se está diciendo, resulta igualmente importante entender las actitudes y los motivos detrás de las palabras. Recuerde, en general, un negociador no expone su mensaje completo a través de lo que dice. Mientras el mensaje puede comunicar honestidad y convicción, los gestos de su oponente, sus expresiones faciales y el tono de su voz quizás transmitan duda.
  
• Deje que su contraparte cuente primero su historia. Muchos negociadores han aprendido el valor de este consejo después de duras experiencias. Escuche recuerde que quien maneja la información maneja el poder.
  
• No interrumpa a su cliente cuando esté hablando. Primero, es descortés. Segundo, podría estar cortando información valiosa que lo ayudará más adelante. Incluso si su cliente está diciendo algo incorrecto, permítale terminar.
  
• No se distraiga. Cuando se encuentre negociando, trate de crear una situación en la cual pueda pensar claramente y evitar interrupciones. Éstas al igual que las distracciones, tienden a obstruir el desarrollo tranquilo de las negociaciones.
  
• No confíe en su memoria. Ponga todo por escrito. Si usted es capaz de corregir a su contraparte o refrescar su memoria con datos y números compartidos con usted en una reunión anterior, ganará una increíble credibilidad y poder. Poner las cosas por escrito puede llevarle unos minutos más, pero los resultados serán valorados en su momento.
  
• Escuche con un objetivo en su mente. Si usted tiene una meta mientras escucha, puede buscar palabras e indicios no verbales que agreguen la información que requiere.
  
• Déle a su contraparte toda la atención. Es muy importante mirarlo a los ojos cuando esté hablando. Esto denota que usted es profesional, agradable y  honesto. Además le permite descubrir los sentimientos, intenciones y personalidad de su cliente.
  
• Contraataque al mensaje, no a la persona. Con esto logrará que su cliente esté dispuesto a negociar con usted nuevamente. No debe ofender su dignidad.
  
• No se disguste. Cuando usted se enoja su cliente ha ganado el control. Si está molesto probablemente no se encuentra en la mejor disposición para tomar las decisiones más acertadas. Las emociones de cualquier índole obstaculizan el proceso de escuchar.
  
• Recuerde, es imposible escuchar y hablar al mismo tiempo. Es como tratar de cantar y silbar al mismo tiempo.
  

Habilidades para escuchar e interactuar

El segundo tipo de habilidades para escuchar son aquellas que interactúan con el hablante. Ellas le ayudan para asegurarse de entender lo que el emisor está comunicando y para confirmar sus opiniones. Las habilidades interactivas están constituidas por clarificación, verificación y reflexión.

• ClarificaciónSe refiere al uso de preguntas que ayudan a clarificar la información adicional y todos los aspectos de un asunto. Por ejemplo: "¿Podría aclararme esto?"  "¿Qué información específica necesita?"  "¿Para cuándo desea el informe?"
  
• VerificaciónSignifica parafrasear las palabras del emisor para asegurarse que las comprende realmente y para revisar su significado e interpretación. Por ejemplo: "Si comprendí bien, su plan es..."  "Me parece entonces que su necesidad es... " "Esto es lo que ha decidido, y las razones son..."
  
• ReflexiónSignifica hacer notorio que sentimos empatía por los sentimientos de quien habla. La mayoría de las personas creen ser hepáticas. Pero la empatía es una habilidad adquirida. Para mostrar empatía, los negociadores necesitan tratar de percibir el contenido de los mensajes. Es necesario prestar atención  a los componentes emocionales y los significados centrales que no han sido expresados, y, finalmente, tomar en cuenta los sentimientos del otro. La empatía incluye la comprensión y la capacidad de relacionarse con los sentimientos ajenos. Por ejemplo: "Puedo ver que usted se siente frustrado porque..." "Usted siente que no obtenido un trato justo..."
  

A fin de practicar realmente este tipo de escucha, usted no debe hacer juicios ni dar opiniones o tratar de dar soluciones. Sólo sea consciente del contenido emocional del emisor. Dos puntos claves que le serán útiles en su aprendizaje de la habilidad para ser empático.

• Reconocer e identificar emociones. Usted encontrará más sencillo identificar las emociones ajenas si puede identificar con facilidad las suyas propias. ¿Se siente frustrado, estresado, molesto, feliz, triste, nervioso?
  
• Replantee el contenido: Si usted repite los comentarios de su contraparte  palabra por palabra, éste creerá que lo está  parodiando. La clave consiste en replantear el contenido usando palabras diferentes.
  

Puntos clave para ser un comunicador efectivo

En la vida nos encontramos con situaciones en que conocemos a personas que tienen un verdadero arte a la hora de comunicarse. Se comunican de manera extraordinaria, clara, fascinante y atrapan la atención del que lo escucha. Pero muchos no nacemos con este talento, pero podemos aprender a comunicarnos de manera efectiva si nos lo proponemos y ponemos en práctica ciertos puntos clave.

Según Martines (2006) el arte de la comunicación se aprende si queremos aprender y si aprendemos a aprender. El recomienda los siguientes aspectos:

• Todo comienza con el respeto que merece su oyente, ya sea un individuo o un auditorio. El es una persona importante y espera que se respete su punto de vista.
  
• Luego sigue el impacto que usted consiga al dar su información, siempre debe comenzar con algo sorpresivo, fuera de lo común.
  
• Después de tener la atención de tu oyente trata de transmitir tú idea con claridad para que los demás te comprendan.
  
• Al exponer tus ideas hazlo en forma segura y con calma no uses palabras que indiquen inseguridad
  
• Después de exponer tu idea, tu oyente querrá detalles, debes escuchar con atención para identificar necesidades y satisfacer las mismas.
  
• Cultiva las relaciones personales, usa la asertividad y empatia
  

Claves para una comunicación efectiva

Entendemos a la comunicación como un medio que nos posibilita generar confianza, efectividad, respeto y bienestar.

Para facilitar y potenciar el proceso de comunicación personal, empresarial, grupal, utilizamos el marco contextual y las distinciones, centrándonos fundamentalmente en el proceso particular de la comunicación, y en las particularidades de cada uno de los participantes.

Lograr de esa manera que la comunicación sea efectiva por dos líneas básicas, buscar los mayores logros en su habilidades y por otra parte superar los bloqueos que ella misma pueda acarrear.

Así podemos ver que las comunicaciones que mantenemos determinan las relaciones en general. Lo que hablamos y escuchamos, determinan el mundo de acciones que es posible para nosotros. Por ello el desarrollo de nuestras mejores comunicaciones nos pueden llevar a una vida mayor efectividad y bienestar.

Claves para una comunicación efectiva en un equipo de trabajo

Todavía hoy los lineamientos para una buena comunicación en situaciones de alto stress siguen siendo (casi siempre) las mismas que las recomendadas para períodos normales.

Recuerde que la comunicación es, con frecuencia, el factor más crítico para enfrentar exitosamente una crisis. A continuación, algunos principios de comunicación que ayudan a los líderes a aliviar el stress, desarrollar confianza e impulsar resultados en ambientes cargados de ansiedad e incertidumbre.

• Manténgase en contacto siempre: Una buena regla es que durante una crisis nunca es suficiente lo que comunique - siempre que lo haga en forma honesta, abierta y consistente. Emita sus mensajes una y otra vez. Refuércelos en tantos medios y formatos como sea apropiado: reuniones, sesiones Preguntas y Respuestas, grabaciones, videos, publicaciones de prensa, conferencias, cartas personales, e-mails, newsletters, folletos, hotlines, etc. 

Cada persona tiene diferentes estilos de aprendizaje y escucha; por lo que debe probar una variedad de canales de comunicación para asegurar que su mensaje llegue a todos.

• Sea claro y preciso: Para tener éxito en una comunicación de crisis, los mensajes deben ser transmitidos con claridad, especificidad y coherencia. La comunicación confusa y ambigua es su peor enemigo en una crisis. Por lo tanto, tómese el tiempo necesario para asegurarse que sus mensajes sean planteados de forma clara y precisa -y en consecuencia, sean más fácilmente entendidos.

• Elija al mejor mensajero: Lo ideal es que para personas diferentes halla mensajes diferentes dentro de la organización. Es necesario que Ud. seleccione a la persona indicada para hablar con cada grupo. Si se trata de una crisis que involucra a toda la empresa, usualmente el líder de mayor peso es quien toma la posta. Luego de ello, los supervisores inmediatos a él deberán comunicarles a sus equipos la información y resultados relevantes. El mensaje debe ser ajustado a cada departamento pero sin dejar de estar alineado a la estrategia global de crisis.

• Reúnase cara a cara: Cuando le sea posible, reúnase directamente con su equipo de trabajo. Y, mejor aún, si lo hace más de una vez. En situaciones de stress, un interlocutor puede no escuchar cuando un mensaje es dicho por primera vez, o puede no leer el material impreso entregado en una primera reunión. Las sesiones de seguimiento le dan la oportunidad de repetir la información hasta que todos la incorporen. Multiplicar los encuentros también brinda a los oyentes más oportunidades de evaluar -y expresarle- qué tan bien Ud. está encaminando el mensaje.

• Fomente un feedback de 360°: La comunicación no puede ser solamente "de arriba hacia abajo", particularmente en una crisis. Ud. necesita recibir preguntas, inquietudes, ideas, preocupaciones, insights de todos los miembros de la organización. Una vez más, las reuniones frecuentes con grupos e individuos son una buena manera de fomentar el diálogo en dos direcciones. También puede obtenerse un feedback útil escuchando los comentarios informales que existen en toda compañía. Se enterará de aquellos temas en los que la mayoría se está focalizando y, de esta manera, podrá ajustar adecuadamente sus mensajes clave.

• Espere lo imprevisible: En tiempos de crisis o cambios, lo imprevisible está destinado a ocurrir. La comunicación será más fluida si Ud. cuenta con un Plan de Respuesta adecuado y un Gerente designado manejarlo. Las acciones rápidas y seguras tranquilizan a las personas y les brindan confianza en sus líderes.

Técnicas de comunicación eficaz

Todos conocemos y podríamos citar en teoría cuales son los principios básicos para lograr una correcta comunicación, pero, tal vez por sonar a perogrullo, frecuentemente nos olvidamos de ellos. Algunas de las estrategias que podemos emplear son tan sencillas como las siguientes:

• La escucha activa: Uno de los principios más importantes y difíciles de todo el proceso comunicativo es el saber escuchar. La falta de comunicación que se sufre hoy día se debe en gran parte a que no se sabe escuchar a los demás. Se está más tiempo pendiente de las propias emisiones, y en esta necesidad propia de comunicar se pierde la esencia de la comunicación, es decir, poner en común, compartir con los demás. Existe la creencia errónea de que se escucha de forma automática, pero no es así. Escuchar requiere un esfuerzo superior al que se hace al hablar y también del que se ejerce al escuchar sin interpretar lo que se oye. Pero, ¿qué es realmente la escucha activa?
  

La escucha activa significa escuchar y entender la comunicación desde el punto de vista del que habla.

¿Cuál es la diferencia entre el oír y el escuchar? Existen grandes diferencias. El oír es simplemente percibir vibraciones de sonido. Mientras que escuchar es entender, comprender o dar sentido a lo que se oye. La escucha efectiva tiene que ser necesariamente activa por encima de lo pasivo. La escucha activa se refiere a la habilidad de escuchar no sólo lo que la persona está expresando directamente, sino también los sentimientos, ideas o pensamientos que subyacen a lo que se está diciendo. Para llegar a entender a alguien se precisa asimismo cierta empatía, es decir, saber ponerse en el lugar de la otra persona.

Elementos que facilitan la escucha activa:

- Disposición psicológica: prepararse interiormente para escuchar. Observar al otro: identificar el contenido de lo que dice, los objetivos y los sentimientos.- Expresar al otro que le escuchas con comunicación verbal (ya veo, umm, uh, etc.) y no verbal (contacto visual, gestos, inclinación del cuerpo, etc.).

Elementos a evitar en la escucha activa:

• No distraernos, porque distraerse es fácil en determinados momentos. La curva de la atención se inicia en un punto muy alto, disminuye a medida que el mensaje continúa y vuelve a ascender hacia el final del mensaje, Hay que tratar de combatir esta tendencia haciendo un esfuerzo especial hacia la mitad del mensaje con objeto de que nuestra atención no decaiga.
• No interrumpir al que habla.
  
• No juzgar.
  
• No ofrecer ayuda o soluciones prematuras.
  
• No rechazar lo que el otro esté sintiendo, por ejemplo: "no te preocupes, eso no es nada".
  
• No contar "tu historia" cuando el otro necesita hablarte.
  
• No contra argumentar. Por ejemplo: el otro dice "me siento mal" y tú respondes "y yo también".
  
• Evitar el "síndrome del experto": ya tienes las respuestas al problema de la otra persona, antes incluso de que te haya contado la mitad.
  

• Mostrar empatía: Escuchar activamente las emociones de los demás es tratar de "meternos en su pellejo" y entender sus motivos. Es escuchar sus sentimientos y hacerle saber que "nos hacemos cargo", intentar entender lo que siente esa persona. No se trata de mostrar alegría, si siquiera de ser simpáticos. Simplemente, que somos capaces de ponernos en su lugar. Sin embargo, no significa aceptar ni estar de acuerdo con la posición del otro. Para demostrar esa actitud, usaremos frases como: "entiendo lo que sientes", "noto que...".
  
• Parafrasear. Este concepto significa verificar o decir con las propias palabras lo que parece que el emisor acaba de decir. Es muy importante en el proceso de escucha ya que ayuda a comprender lo que el otro está diciendo y permite verificar si realmente se está entendiendo y no malinterpretando lo que se dice. Un ejemplo de parafrasear puede ser: "Entonces, según veo, lo que pasaba era que...", "¿Quieres decir que te sentiste...?".
  
• Emitir palabras de refuerzo o cumplidos. Pueden definirse como verbalizaciones que suponen un halago para la otra persona o refuerzan su discurso al transmitir que uno aprueba, está de acuerdo o comprende lo que se acaba de decir. Algunos ejemplos serían: "Esto es muy divertido"; "Me encanta hablar contigo" o "Debes ser muy bueno jugando al tenis". Otro tipo de frases menos directas sirven también para transmitir el interés por la conversación: "Bien", "umm" o "¡Estupendo!".
  
• Resumir: Mediante esta habilidad informamos a la otra persona de nuestro grado de comprensión o de la necesidad de mayor aclaración. Expresiones de resumen serían:
  

- "Si no te he entendido mal..."- "O sea, que lo que me estás diciendo es..."- "A ver si te he entendido bien...."

Expresiones de aclaración serían:- "¿Es correcto?"- "¿Estoy en lo cierto?"

Conclusión

La comunicación, antes que todo, es una actitud de apertura al otro, que implica disponibilidad generosa para compartir, es decir para dar y recibir.

Sin embargo, ésta no es fácil; es un arte que se debe practicar continuamente para desarrollarlo en toda su plenitud y poder así obtener el mejor provecho de él. Nosotros como seres humanos necesitamos practicar al máximo y mejorar cada día la calidad de nuestra comunicación.

Y hablamos de calidad cuando nos referimos a que estamos llamados a compartir con las otras personas no solamente las cosas que hacemos durante el día y lo que hemos aprendido, sino ir más al fondo de nosotros mismos.

El que verdaderamente quiere comunicarse sabe escuchar, inclusive el silencio, porque éste también forma parte de la comunicación. Un oído abierto es el único signo fidedigno de un corazón abierto. Y escuchar constituye el noventa por ciento de una buena comunicación, porque todos necesitamos desesperadamente que se nos escuche.

Ésta también constituye un elemento fundamental en toda la vida social. Si se la suprime en un grupo, éste dejará de existir como tal.

http://www.monografias.com/trabajos70/comunicacion-efectiva/comunicacion-efectiva2.shtml#ixzz3XVu6UM2D